PRIVACYVERKLARING HIPAA

I. Achtergrond

Dit HIPAA-Beleid (‘Beleid’) beschrijft hoe Novocure Inc. (‘Novocure’, ‘wij’ of ‘we’) voldoet aan de vereisten van de HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act: de wet op de overdraagbaarheid en verantwoording van gezondheidsgegevens). Novocure is een zorgverstrekker van duurzame medische uitrusting (‘DME’, durable medical equipment) en verstrekt die DME rechtstreeks aan patiënten. Als leverancier van DME heeft Novocure toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (‘PHI’, protected health information) en dient het ook aanvragen in voor terugbetaling. Daarom valt Novocure onder de regelgeving volgens de HIPAA. Dit Beleid beschrijft hoe Novocure te werk gaat om te voldoen aan de verschillende vereisten van de HIPAA. Dit Beleid geldt alleen voor beschermde gezondheidsinformatie of PHI (zoals hierboven gedefinieerd) van patiënten die in de Verenigde staten wonen.

II. Privacy

We verbinden ons ertoe om de HIPAA na te leven bij het gebruik en de onthulling van beschermde gezondheidsinformatie over onze patiënten (‘PHI’). We verbinden ons ertoe om een dossier bij te houden van de producten en diensten die we leveren aan onze patiënten. We hebben dat dossier nodig om onze patiënten kwaliteitsvolle producten en diensten voor hun gezondheidszorg te verstrekken en om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen. Dit Beleid geldt voor alle beschermde gezondheidsinformatie van patiënten die we gebruiken en onthullen in onze functie als zorgverstrekker. Als u nog vragen heeft over deze Privacyverklaring, kunt u contact opnemen met onze privacyverantwoordelijke bij Novocure (Novocure Privacy Officer).

III. Onze wettelijke verplichtingen

Volgens de HIPAA zijn we er onder andere toe verplicht om:

• te verzekeren dat de PHI alleen gebruikt en onthuld wordt zoals toegestaan en/of vereist door de HIPAA;
• onze patiënten kennis te geven over onze wettelijke plichten en privacypraktijken met betrekking tot hun PHI;
• onze patiënten ervan op de hoogte te brengen als we niet in staat zijn om in te stemmen met een door hen verzochte beperking over hoe hun informatie wordt gebruikt en onthuld;
• in te gaan op redelijke vragen van onze patiënten om hun PHI te communiceren met alternatieve middelen of naar alternatieve locaties;
• hun schriftelijke toestemming te vragen voor andere doeleinden dan die hieronder opgesomd en toegestaan in het kader van de HIPAA; en
• de voorwaarden van de huidige geldende Kennisgeving over Privacypraktijken na te leven.

IV. Wie zal zich aan onze privacypraktijken houden?

Dit Beleid beschrijft de privacypraktijken van Novocure volgens de HIPAA en vereist dat alle werknemers, directieleden en zakelijke partners (voor zover van toepassing) van Novocure zich daaraan houden. Alle entiteiten, vestigingen en locaties van Novocure kunnen PHI met elkaar delen voor activiteiten in verband met behandeling, betaling en/of zorg zoals beschreven in de Kennisgeving over Privacypraktijken.

V. Patiënten hebben rechten met betrekking tot hun beschermde gezondheidsinformatie

Patiënten hebben de volgende rechten met betrekking tot de PHI die we van hen bijhouden:

• Recht op inzage en kopiëren. Patiënten hebben het recht om hun PHI die gebruikt kan worden om beslissingen te nemen over hun behandelingen in te zien en te kopiëren. Gewoonlijk gaat het om medische en betalingsgegevens. Als patiënten hun PHI zouden willen inzien en/of kopiëren, moeten ze contact opnemen via 855-281-9301 of support@novocure.com. Novocure mag een vergoeding vragen voor het kopiëren van die dossiers. Novocure mag onder bepaalde omstandigheden ook de vraag van een patiënt om inzage en/of kopiëren van PHI afwijzen. Als een patiënt inzage en/of kopiëren van zijn/haar PHI wordt ontzegd, mag hij/zij vragen om de weigering te herzien. Novocure selecteert dan een onafhankelijke persoon om de aanvraag en de weigering te herzien, en zal de eindconclusie van zo’n herziening naleven.
• Recht op verbetering. Als een patiënt meent dat de PHI die we over hem/haar bijhouden onjuist of onvolledig is, mag de patiënt ons vragen om de informatie te verbeteren. Een patiënt heeft het recht een verbetering te vragen zolang de informatie door ons wordt bijgehouden. Patiënten die vragen om een verbetering van hun PHI moeten worden doorverwezen naar 855-281-9301 of support@novocure.com. De patiënt moet een reden opgeven voor zijn/haar aanvraag en we kunnen de aanvraag tot verbetering weigeren als er geen reden opgegeven wordt ter ondersteuning van de aanvraag. Bovendien kunnen we een aanvraag van een patiënt tot verbetering van zijn/haar PHI weigeren als de patiënt ons vraagt om PHI te verbeteren die:
  • niet door ons is aangemaakt, tenzij de person of entiteit die de informatie heeft aangemaakt niet meer beschikbaar is om de verbetering door te voeren;
  • geen deel uitmaakt van de PHI die door of voor ons wordt bijgehouden;
  • geen deel uitmaakt van de informatie die onze patiënten mogen inzien en kopiëren; of
  • accuraat en volledig is.
• Recht op verantwoording van onthulling van gegevens. Onze patiënten hebben het recht om een ‘verantwoording van onthulling’ te vragen. Een verantwoording van onthulling is een lijst van bepaalde PHI die we onthuld hebben over onze patiënten. Novocure zal een verantwoording geven van alle onthullingen, met enkele uitzonderingen. Novocure zal de volgende onthullingen NIET vrijgeven:
  • onthullingen voor activiteiten in verband met behandeling, betaling en zorg;
  • onthullingen aan onze patiënten over hun eigen PHI;
  • onthullingen aan personen betrokken bij hun zorg of andere kennisgevingsdoeleinden;
  • onthullingen in het kader van een toestemming ondertekend door onze patiënten over specifiek gebruik en onthulling van gegevens;
  • onthullingen die deel uitmaken van een beperkte gegevensset (Limited Data Set) (zoals bepaald in de HIPAA);
  • onthullingen veroorzaakt door een verder toelaatbare onthulling;
  • onthullingen voor de staatsveiligheid of inlichtingendiensten; en
  • onthullingen aan strafinstellingen of detentiediensten.

Om een lijst of verantwoording van onthullingen aan te vragen, kan de patiënt contact opnemen via 855-281-9301 of support@novocure.com. We kunnen vragen dat een patiënt de aanvraag schriftelijk indient. De aanvraag van de patiënt moet aangeven voor welke periode hij/zij een verantwoording van onthulling vraagt, en die mag niet langer teruggaan dan zes jaar voor de datum van de aanvraag. De aanvraag van de patiënt moet ook aangeven in welke vorm de patiënt de lijst wenst te ontvangen (nl. op papier of elektronisch). De eerste lijst die een patiënt aanvraagt binnen een periode van 12 maanden is gratis. Voor bijkomende lijsten zullen we de patiënt een vergoeding vragen voor de redelijke kosten voor de verstrekking van de lijst. We zullen de patiënt informeren over die kosten en de patiënt kan dan kiezen om zijn/haar aanvraag in te trekken of aan te passen voor deze kosten gemaakt worden.

• Recht om beperkingen te eisen. Een patiënt heeft het recht om een verbod of beperking van toegang te eisen tot de PHI over hem/haar die we gebruiken of onthullen voor activiteiten in verband met behandeling, betaling of zorg. Een patiënt heeft ook het recht om een beperking te vragen met betrekking tot de PHI over hem/haar die we onthullen aan iemand die betrokken is bij zijn/haar verzorging of de betaling van zijn/haar verzorging, zoals een familielid of een vriend. We zijn niet verplicht om aan die aanvraag gevolg te geven. Als we er gevolg aan geven, zullen we de aanvraag uitvoeren tenzij de informatie vereist is om de patiënt een spoedbehandeling te verstrekken. Een patiënt kan contact opnemen met 855-281-9301 of support@novocure.com om dergelijke beperkingen te vragen, maar we kunnen vragen om de aanvraag schriftelijk in te dienen. Onze patiënten moeten ons laten weten i) welke informatie ze willen beperken, ii) of ze ons gebruik, de onthulling of beide wil beperken, en iii) voor wie de beperking moet gelden, bijvoorbeeld onthulling aan zijn/haar partner.
• Recht om vertrouwelijke communicatie aan te vragen. Een patiënt heeft het recht om te vragen dat we op een bepaalde manier of een bepaalde plaats met hem/haar communiceren over medische aangelegenheden. Patiënten kunnen bijvoorbeeld vragen dat we alleen contact met hen opnemen op hun werk of per post. Patiënten kunnen contact opnemen via 855-281-9301 of support@novocure.com om te vragen vertrouwelijk te communiceren, maar we kunnen vragen om de aanvraag schriftelijk in te dienen. We zullen gevolg geven aan alle redelijke aanvragen. De aanvraag van de patiënt moet specificeren hoe of waar de patiënt gecontacteerd wenst te worden.
• Recht om een toestemming in te trekken. Een patiënt heeft het recht, in de gevallen waar een schriftelijke toestemming vereist is, om die toestemming voor het gebruik of de onthulling van PHI in te trekken, behalve voor handelingen die reeds zijn uitgevoerd. De intrekking moet schriftelijk gebeuren en verstuurd worden overeenkomstig de toestemming die de patiënt heeft ondertekend.
• Recht op een papieren kopie van de Kennisgeving over Privacypraktijken. Een patiënt heeft het recht op een papieren kopie van de Kennisgeving over Privacypraktijken. Een patiënt mag te allen tijde vragen naar een kopie van de Kennisgeving over Privacypraktijken. Zelfs als een patiënt ermee heeft ingestemd om de Kennisgeving over Privacypraktijken elektronisch te ontvangen, heeft een patiënt nog steeds het recht om een papieren kopie te ontvangen van de Kennisgeving over Privacypraktijken als hij/zij die aanvraagt. Patiënten kunnen contact opnemen via 855-281-9301 of support@novocure.com om een papieren kopie te vragen.
• Hoe kunnen we de Beschermde gezondheidsinformatie over onze patiënten gebruiken en onthullen waar toegestaan of vereist door de wet?

De volgende categorieën beschrijven verschillende manieren waarop we de PHI mogen gebruiken en onthullen als zorgverstrekker. Sommige van die categorieën gelden misschien niet voor onze sector en het is mogelijk dat we de PHI niet gebruiken of onthullen voor dergelijke doeleinden. Niet elk gebruik of elke onthulling in een categorie zal worden genoemd. Alle manieren waarop we PHI mogen of moeten gebruiken en onthullen, zonder hun toestemming, zullen echter wel onder één van deze categorieën vallen.

• Voor behandeling. We kunnen PHI gebruiken of onthullen over een patiënt om zorgverstrekkers en leveranciers te ondersteunen die onze patiënten medische behandelingen of diensten verstrekken. We kunnen bijvoorbeeld PHI met betrekking tot het gebruik van onze producten of diensten door een patiënt verstrekken aan diens arts en zijn personeel om de arts te helpen om te zorgen dat het apparaat correct wordt gebruikt.
• Voor betaling. We kunnen PHI gebruiken en onthullen over een patiënt zodat de producten en diensten die we leveren aan een patiënt kunnen worden gefactureerd en de betaling kan worden geïnd van de patiënt, een verzekeringsmaatschappij of een derde betaler. Soms moeten we bijvoorbeeld informatie krijgen van of bekendmaken aan bijvoorbeeld de ziekteverzekering, Medicare of de medische instelling waar een patiënt werd opgenomen over de producten en diensten die we de patiënt hebben verstrekt, zodat de patiënt of een andere betrokken betaler ons kan uitbetalen. Dat kan specifiek gaan om informatie die vereist is voor voorschriften, toekenning van vergoedingen, MRI’s en medische gegevens. We kunnen de zorgverzekeraar van een patiënt ook op de hoogte brengen van een product dat of dienst die de patiënt zal krijgen om op voorhand goedkeuring te krijgen of om te bepalen of de zorgverzekeraar van de patiënt dat product of die dienst zal vergoeden.
• Voor marketingdoeleinden. Soms zal Novocure ten bate van de klanten, patiënten en markt die het bedient informatie, fondsenwervingsverzoeken of marketingmateriaal uitbrengen over zijn producten en diensten. Uw rechten in het kader van de Privacyregeling omvatten uw recht om te allen tijde beperkingen te vragen of de opname van uw informatie te herroepen in alle communicatie, en ook om te kiezen om in- of uitgesloten te worden bij alle activiteiten voor marketing of fondsenwerving, gebruik en onthulling van PHI voor marketingdoeleinden, inclusief communicatie over gesubsidieerde behandelingen; onthullingen die een verkoop van PHI inhouden; en andere vormen van gebruik en onthulling die niet beschreven worden in deze Privacyverklaring of toegestaan zijn door de Privacyregeling.
• Voor zorgactiviteiten. We kunnen PHI gebruiken en onthullen over een patiënt voor onze zorgactiviteiten en we kunnen voor bepaalde zorgactiviteiten PHI onthullen over een patiënt aan andere zorgverstrekkers die betrokken zijn bij hun verzorging. Die vormen van gebruik en onthulling zijn noodzakelijk voor de werking van Novocure en verzekeren dat gebruikers van onze producten de meest kostenefficiënte en werkzame producten krijgen. Voorbeelden van zorgactiviteiten van Novocure omvatten (niet-beperkende lijst): levering, ophaling en diensten, inzamelingsinspanningen, interne audits, businessplanning (inclusief analyse van de gebruiksduur, het nut van een product, of ontwikkeling/verbetering van terugbetalingsmodaliteiten of -beleidsregels), evaluatie van de zorgkwaliteit en resultaten van patiëntengevallen en vergelijkbare gevallen, en activiteiten voor kwaliteitsgarantie en -verbetering. We kunnen ook de PHI over verschillende patiënten combineren om te beslissen welke bijkomende producten en diensten we moeten aanbieden en welke producten en diensten niet nodig zijn, en om te rechtvaardigen hoe werkzaam onze producten zijn voor de zorg van personen zoals onze patiënten. We kunnen ook informatie onthullen aan medische instellingen en onafhankelijke onderzoekers voor beoordelings- en studiedoeleinden. We kunnen de informatie op basis waarvan patiënten kunnen worden geïdentificeerd verwijderen uit een set van PHI zodat anderen ze kunnen gebruiken om gezondheidszorg en de verstrekking ervan te bestuderen zonder de Privacyregeling te schenden.
• Kennisgevingen/Herinneringen. We kunnen PHI gebruiken en onthullen om contact op te nemen met een patiënt of te zorgen dat de zorgverstrekker van een patiënt contact opneemt met de patiënt over de levering, het onderhoud, de bijwerking of de ophaling van een product.
• Personen betrokken bij de verzorging van of betaling van de zorg aan onze patiënten. We kunnen aan een familielid, andere verwanten, een goede vriend van een patiënt of elke andere persoon die door een patiënt wordt aangeduid PHI onthullen die rechtstreeks relevant is voor de betrokkenheid van die persoon bij de verstrekking van of de betaling voor de zorg van een patiënt wanneer de patiënt niet aanwezig is bij of anderszins beschikbaar is voorafgaand aan de onthulling en de patiënt beslissingsbekwaam is, als: (i) we de toestemming van de patiënt hebben gekregen; (ii) we de patiënt de gelegenheid hebben geboden om bezwaar te maken tegen de onthulling en de patiënt dat niet heeft gedaan; of (iii) we, op basis van ons professioneel oordeel, uit de omstandigheden afleiden dat de patiënt geen bezwaar maakt tegen de onthulling. We kunnen de patiënt vragen om mondeling al dan niet toe te stemmen tot een onthulling. Als de patiënt echter niet aanwezig is, of de mogelijkheid om in te stemmen met of bezwaar te opperen tegen de onthulling praktisch niet haalbaar is omdat de patiënt er niet toe in staat is of wegens een spoedeisende situatie, kunnen we, op basis van ons professioneel oordeel, bepalen of de onthulling in het belang is van de patiënt, en zo ja, alleen de PHI onthullen die rechtstreeks relevant is voor de betrokkenheid van die persoon bij de zorg van de patiënt.
• Onderzoek. In bepaalde omstandigheden kunnen we PHI over een patiënt gebruiken en onthullen voor onderzoeksdoeleinden. Een onderzoeksproject kan bijvoorbeeld een vergelijking inhouden van de gezondheid en het herstel van alle patiënten die een product of dienst voor dezelfde aandoening hebben gekregen. We kunnen ook PHI over een patiënt onthullen aan personen die een onderzoeksproject voorbereiden, bijvoorbeeld om hen te helpen zoeken naar patiënten met specifieke aandoeningen. Als de onderzoeker toegang heeft tot de naam, het adres of andere informatie op basis waarvan de patiënt kan worden geïdentificeerd, zijn we verplicht om de toestemming van de patiënt te vragen om de PHI vrij te geven in het kader van onderzoek.
• Zoals vereist door de wet. We zullen PHI over een patiënt onthullen wanneer dat vereist is door een federale, gewestelijke of lokale wet. We kunnen bijvoorbeeld informatie onthullen voor gerechtelijke en administratieve procedures conform een wettelijke bevoegdheid; om informatie te melden met betrekking tot slachtoffers van misbruik, verwaarlozing of huiselijk geweld; of om ordehandhavers bij te staan in hun taken.
• Overheidsfuncties. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken en onthullen zoals vereist door gespecialiseerde overheidsinstellingen zoals de bescherming van ambtenaren, rapportage aan verschillende afdelingen van de krijgsmacht of activiteiten voor de staatsveiligheid goedgekeurd door de wet.
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid of de veiligheid af te wenden. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken en onthullen wanneer dat nodig is om een ernstige bedreiging voor zijn/haar gezondheid en veiligheid of die van het publiek of andere personen te voorkomen. Onthullingen vinden dan echter uitsluitend plaats aan personen die de bedreiging kunnen voorkomen.
• Activiteitenoverdrachten In de context van de activiteiten van Novocure kunnen activa van Novocure worden verworven of verkocht (‘Activiteitenoverdrachten’). Dergelijke Activiteitenoverdrachten kunnen de aan- of verkoop van PHI omvatten. Als Novocure Inc., Novocure Ltd. (Jersey) of een dochteronderneming van Novocure Ltd. (Jersey) zou worden opgekocht of nagenoeg alle activa van Novocure Inc. verworven zouden worden, is de kans groot dat de overgedragen activa ook PHI zullen omvatten.
• Gewaarborgd loon. We kunnen PHI over een patiënt vrijgeven voor een gewaarborgd loon of vergelijkbare voorzieningen. Die voorzieningen betalen vergoedingen uit bij arbeidsongevallen of ziekten.
• Activiteiten voor volksgezondheid. We kunnen de PHI over een patiënt gebruiken of onthullen aan een instantie voor gezondheidstoezicht voor activiteiten goedgekeurd door de wet. Die toezichtsactiviteiten omvatten bijvoorbeeld audits, onderzoeken, inspecties en vergunningen. Die activiteiten zijn nodig voor het toezicht op het gezondheidszorgstelsel, overheidsprogramma’s en naleving van het burgerlijk wetboek door de overheid.
• Rechtszaken en geschillen. Als een patiënt betrokken is bij een rechtszaak of geschil, kunnen we PHI over die patiënt onthullen om te voldoen aan een gerechtelijk of administratief bevel. We kunnen ook PHI over een patiënt onthullen als antwoord op een dagvaarding, een eis tot inzage of andere wettelijke procedures door andere betrokkenen in het geschil, maar alleen nadat een inspanning is geleverd om de patiënt op de hoogte te brengen van die vorderingen en diens schriftelijke toestemming te krijgen of een bevel te verkrijgen om de gevraagde informatie te beschermen.
• Lijkschouwers, wetsdokters en begrafenisondernemers. We kunnen PHI vrijgeven aan een lijkschouwer of wetsdokter. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn om een overleden patiënt te identificeren of de doodsoorzaak van een patiënt te bepalen.
• Orgaan-/weefseldonatie. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken of onthullen in het kader van de donatie van organen, ogen of weefsel van overledenen.
• Ander gebruik van beschermde gezondheidsinformatie
  Andere vormen van gebruik en onthulling van PHI die niet vervat zijn in de Kennisgeving over Privacypraktijken of anderszins toegestaan zijn door wetten die gelden voor Novocure zullen alleen plaatsvinden met de schriftelijke toestemming van de patiënt. Er is geen toestemming vereist als Novocure gezondheidsinformatie gebruikt of onthult voor andere doeleinden dan vervat in de Kennisgeving over Privacypraktijken of toegestaan door de wet als Novocure vóór de onthulling alle informatie verwijdert op basis waarvan de patiënt kan worden geïdentificeerd. Als een patiënt Novocure toestemming geeft voor het gebruik of de onthulling van PHI over hem/haar, heeft die patiënt te allen tijde het recht om zijn/haar toestemming schriftelijk in te trekken. Als een patiënt zijn/haar toestemming intrekt, mag Novocure de PHI van die patiënt niet langer gebruiken of onthullen voor de redenen genoemd in de schriftelijke toestemming van de patiënt. We zijn echter niet in staat om onthullingen die reeds werden gedaan met de toestemming van de patiënt ongedaan te maken. Novocure moet dossiers bijhouden over de producten en diensten die we verstrekken aan onze patiënten.
• Wijzigingen aan de Kennisgeving over Privacypraktijken
  We behouden ons het recht voor om onze informatiepraktijken aan te passen en nieuwe bepalingen op te stellen die gelden voor alle PHI die we bewaren. We behouden ons ook het recht voor de Kennisgeving over Privacypraktijken te allen tijde te wijzigen. We behouden ons het recht voor om de herziene of gewijzigde kennisgeving te laten gelden voor de PHI die we al hebben van onze patiënten alsook voor alle informatie die we in de toekomst krijgen. Patiënten kunnen de huidige versie van onze privacypraktijken opvragen door contact op te nemen met 855-281-9301 of support@novocure.com.

VI. Klachten

Als een patiënt meent dat zijn/haar privacyrechten werden geschonden, kan hij/zij een klacht indienen bij ons of bij de Secretaris van het Department of Health and Human Services op 200 Independence Avenue, S.W.; Washington, DC 20201 of telefonisch op (202) 690-7000. Om een klacht in te dienen bij Novocure moet een patiënt die schriftelijk verzenden naar Novocure of telefonisch via het nummer 855-281-9301 of per e-mail via support@novocure.comindienen.

VII. Transacties en codesets

Novocure voert alle transacties aan zorgbetalers uit overeenkomstig de normen voor transacties en codesets beschreven in de HIPAA. Specifiek dienen we claims voor onze producten in aan de hand van niet openbaar toegankelijke HCPCS-codes.

Datum van inwerkingtreding: 25 mei 2016