PRIVACYVERKLARING HIPAA

I. Achtergrond

Dit HIPAA-beleid (‘beleid’) beschrijft hoe Novocure Inc. (‘Novocure’, ‘wij’ of ‘we’) voldoet aan de vereisten van de Amerikaanse Health Insurance Portability and Accountability Act (‘HIPAA’, wet op de overdraagbaarheid en verantwoording van gezondheidsgegevens). Novocure is een zorgverstrekker van duurzame medische apparatuur (‘DME’, durable medical equipment) en verstrekt die DME rechtstreeks aan patiënten. Als DME-leverancier heeft Novocure toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (‘PHI’, protected health information) en dient het ook aanvragen in voor terugbetaling. Daarom valt Novocure onder de regelgeving volgens de HIPAA. Dit beleid beschrijft hoe Novocure te werk gaat om te voldoen aan de verschillende vereisten van de HIPAA. Dit beleid geldt alleen voor PHI (zoals hierboven gedefinieerd) van patiënten die wonen in de Verenigde Staten.

II. Privacy

We verbinden ons ertoe om de HIPAA na te leven bij het gebruik en de openbaarmaking van beschermde gezondheidsinformatie (‘PHI’) over onze patiënten. We verbinden ons ertoe om een dossier aan te maken van de producten en diensten die we leveren aan onze patiënten. We hebben dat dossier nodig om onze patiënten kwaliteitsproducten en -diensten voor hun zorg te leveren en om te voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. Dit beleid geldt voor alle PHI van patiënten die we gebruiken en openbaar maken in onze functie als zorgverstrekker. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met de privacyverantwoordelijke bij Novocure (Novocure Privacy Officer).

III. Onze wettelijke verplichtingen

Volgens de HIPAA zijn we onder meer verplicht om:

• ervoor te zorgen dat PHI alleen wordt gebruikt en openbaar gemaakt zoals is toegestaan en/of vereist krachtens de HIPAA;
• onze patiënten te informeren over onze wettelijke plichten en privacypraktijken met betrekking tot hun PHI;
• onze patiënten te informeren als we niet akkoord kunnen gaan met een verzoek om beperking van de wijze waarop hun informatie wordt gebruikt en openbaar gemaakt;
• in te gaan op redelijke verzoeken van onze patiënten om hun PHI mee te delen via alternatieve methodes of op alternatieve locaties;
• hun schriftelijke toestemming te vragen voor andere doeleinden dan degene die hieronder zijn opgesomd en toegestaan krachtens de HIPAA; en
• de voorwaarden van de huidige geldende kennisgeving over privacypraktijken na te leven.

IV. Wie zal zich aan onze privacypraktijken houden?

Dit beleid beschrijft de privacypraktijken van Novocure volgens de HIPAA en vereist dat alle werknemers, stafleden en zakelijke partners van Novocure, voor zover van toepassing, zich daaraan houden. Alle entiteiten, vestigingen en locaties van Novocure kunnen PHI met elkaar delen voor activiteiten in verband met behandeling, betaling en/of zorg zoals beschreven in de kennisgeving over privacypraktijken.

V. Patiënten hebben rechten ten aanzien van hun beschermde gezondheidsinformatie

Patiënten hebben de volgende rechten ten aanzien van PHI die we van hen bijhouden:

• Recht op inzage en kopieën. Patiënten hebben recht op inzage in en kopieën van hun PHI die gebruikt kan worden om beslissingen te nemen over hun zorg. Gewoonlijk gaat het om medische en betalingsgegevens. Als patiënten hun PHI zouden willen inzien en/of kopiëren, dienen ze contact op te nemen via 855-281-9301 of support@novocure.com. Novocure mag een vergoeding vragen voor het kopiëren van die opgevraagde dossiers. Novocure mag onder bepaalde omstandigheden ook het verzoek van een patiënt om inzage in en/of kopiëren van PHI afwijzen. Als een patiënt inzage in en/of kopiëren van zijn/haar PHI wordt ontzegd, mag hij/zij verzoeken om herziening van de weigering. Novocure selecteert dan een onafhankelijke persoon om het verzoek en de weigering te herzien en zal zich houden aan de uitkomst van een dergelijke herziening.
• Recht op rectificatie. Als een patiënt meent dat PHI die we over hem/haar bijhouden onjuist of onvolledig is, mag de patiënt ons vragen om de informatie te rectificeren. Een patiënt heeft het recht om te vragen om rectificatie zolang de informatie door ons wordt bijgehouden. Patiënten die vragen om rectificatie van hun PHI moeten worden doorverwezen naar 855-281-9301 of support@novocure.com. De patiënt moet een reden geven voor zijn/haar verzoek en we kunnen het verzoek tot rectificatie weigeren als er geen reden wordt gegeven voor het verzoek. Bovendien kunnen we een verzoek van een patiënt tot rectificatie van zijn/haar PHI weigeren als de patiënt ons vraagt om PHI te rectificeren die:
  • niet door ons is aangemaakt, tenzij de persoon of entiteit die de informatie heeft aangemaakt niet meer beschikbaar is om de rectificatie door te voeren;
  • geen deel uitmaakt van PHI die door ons of voor ons wordt bijgehouden;
  • geen deel uitmaakt van de informatie die onze patiënten mogen inzien en kopiëren; of
  • accuraat en volledig is.
• Recht op verantwoording van openbaarmaking. Onze patiënten hebben het recht te verzoeken om een ‘verantwoording van openbaarmaking’. Een verantwoording van openbaarmaking is een lijst van bepaalde PHI’s over onze patiënten die openbaar zijn gemaakt. Novocure zal een verantwoording geven van alle openbaarmakingen, met enkele uitzonderingen. Novocure zal de volgende openbaarmakingen NIET vrijgeven:
  • openbaarmakingen voor activiteiten in verband met behandeling, betaling en zorg;
  • openbaarmakingen aan onze patiënten over hun eigen PHI;
  • openbaarmakingen aan personen die betrokken zijn bij hun zorg of andere kennisgevingsdoeleinden;
  • openbaarmakingen in het kader van een toestemming die is ondertekend door onze patiënten over specifiek gebruik en openbaarmaking van gegevens;
  • openbaarmakingen die deel uitmaken van een beperkte gegevensset (Limited Data Set) (zoals bepaald in de HIPAA);
  • openbaarmakingen die gepaard gaan met een verder toelaatbare openbaarmaking;
  • openbaarmakingen voor de staatsveiligheid of inlichtingendiensten; en
  • openbaarmakingen aan penitentiaire inrichtingen of rechtshandhavingssituaties.

Om deze lijst of een verantwoording van openbaarmaking aan te vragen, kan de patiënt contact opnemen via 855-281-9301 of support@novocure.com. We kunnen de patiënt vragen de aanvraag schriftelijk in te dienen. Het verzoek van de patiënt moet vermelden voor welke periode hij/zij een verantwoording van openbaarmaking vraagt; deze mag niet langer teruggaan dan zes jaar vanaf de datum van het verzoek. Het verzoek van de patiënt moet ook aangeven in welke vorm de patiënt de lijst wil ontvangen (d.w.z. op papier of elektronisch). De eerste lijst waarom een patiënt binnen een periode van 12 maanden verzoekt, is gratis. Voor extra lijsten breng we de patiënt de redelijke kosten voor de verstrekking van de lijst in rekening. We zullen de patiënt informeren over die kosten en de patiënt kan dan kiezen om zijn/haar verzoek in te trekken of aan te passen voordat deze kosten worden gemaakt.

• Recht op verzoek om beperkingen. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om een beperking of vermindering van PHI die we over hem/haar gebruiken of openbaar maken voor activiteiten in verband met behandeling, betaling of zorg. Een patiënt heeft ook het recht om een beperking te vragen voor PHI die we over hem/haar verstrekken aan iemand die betrokken is bij zijn/haar zorg of de betaling van zijn/haar zorg, zoals een familielid of vriend. We zijn niet verplicht om aan dat verzoek gevolg te geven. Als we er wel gevolg aan geven, zullen we het verzoek uitvoeren tenzij de informatie vereist is om de patiënt een spoedbehandeling te geven. Een patiënt kan contact opnemen met 855-281-9301 of support@novocure.com om dergelijke beperkingen aan te vragen, maar mogelijk vragen we om een schriftelijk verzoek. Onze patiënten moeten ons laten weten i) welke informatie ze willen beperken, ii) of ze ons gebruik, de openbaarmaking of beide wil beperken, en iii) voor wie de beperking moet gelden, bijvoorbeeld verstrekking aan zijn/haar echtgeno(o)t(e).
• Recht om verzoek om vertrouwelijke communicatie. Een patiënt heeft het recht om te vragen dat we op een bepaalde manier of op een bepaalde plaats met hem/haar communiceren over medische aangelegenheden. Patiënten kunnen bijvoorbeeld vragen om alleen contact met hen op te nemen op hun werk of per post. Patiënten kunnen contact opnemen via 855-281-9301 of support@novocure.com met het verzoek om vertrouwelijk te communiceren, maar mogelijk vragen we om een schriftelijk verzoek. We zullen gehoor geven aan alle redelijke verzoeken. Het verzoek van een patiënt moet specificeren hoe of waar contact met de patiënt kan worden opgenomen.
• Recht om een toestemming in te trekken. Een patiënt heeft het recht, in die gevallen waar schriftelijke toestemming vereist is, om die toestemming voor het gebruik of de openbaarmaking van PHI in te trekken, behalve voor handelingen die reeds zijn uitgevoerd. De intrekking moet schriftelijk gebeuren en verstuurd worden overeenkomstig de toestemming die de patiënt heeft ondertekend.
• Recht op een papieren exemplaar van de kennisgeving over privacypraktijken. Een patiënt heeft het recht op een papieren exemplaar van de kennisgeving over privacypraktijken. Een patiënt mag te allen tijde vragen om een exemplaar van de kennisgeving over privacypraktijken. Zelfs als een patiënt heeft ingestemd met een elektronische ontvangst van de kennisgeving over privacypraktijken, heeft een patiënt nog steeds het recht, bij aanvraag, op ontvangst van een papieren exemplaar van de kennisgeving over privacypraktijken. Patiënten kunnen contact opnemen via 855-281-9301 of support@novocure.com voor een verzoek om een papieren exemplaar.
• Hoe kunnen we beschermde gezondheidsinformatie over onze patiënten gebruiken en openbaar maken voor zover dat bij wet is toegestaan of vereist?

De volgende categorieën beschrijven verschillende manieren waarop we als zorgverstrekker PHI mogen gebruiken en openbaar maken. Sommige van die categorieën gelden wellicht niet voor onze sector en mogelijk zullen we PHI voor dergelijke doeleinden niet gebruiken of openbaar maken. Niet elk gebruik of elke openbaarmaking in een categorie zal worden vermeld. Alle manieren waarop we PHI mogen of moeten gebruiken en openbaar maken, zonder hun toestemming, vallen echter wel in één van deze categorieën.

• Voor behandeling. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken of openbaar maken om medici en zorgverleners te ondersteunen die onze patiënten medische behandelingen of diensten verstrekken. We kunnen bijvoorbeeld PHI over het gebruik van onze producten of diensten door een patiënt verstrekken aan zijn/haar arts en het personeel in een artsenpraktijk om de arts te ondersteunen bij het correcte gebruik van het apparaat.
• Voor betaling. We kunnen PHI gebruiken en openbaar maken over een patiënt zodat de producten en diensten die we aan een patiënt leveren, kunnen worden gefactureerd en de betaling kan worden geïnd bij de patiënt, een verzekeringsmaatschappij of een derde. Soms moeten we bijvoorbeeld informatie krijgen van of verstrekken aan bijvoorbeeld de zorgverzekering van de patiënt, Medicare of de medische instelling waar een patiënt verbleef over de producten en diensten die we de patiënt hebben verstrekt, zodat de patiënt of een andere betrokken betaler ons kan uitbetalen. Dit kan specifiek gaan om informatie die vereist is voor recepten, toekenning van vergoedingen, MRI’s en gegevens uit het medisch dossier. We kunnen de zorgverzekeraar van een patiënt ook op de hoogte brengen van een product dat of dienst die de patiënt zal krijgen om op voorhand goedkeuring te krijgen of om te bepalen of de zorgverzekeraar van de patiënt dat product of die dienst zal vergoeden.
• Voor marketingdoeleinden. Soms zal Novocure ten bate van de klanten, patiënten en markt die het bedient informatie, verzoeken tot fondsenwerving of marketingmateriaal uitbrengen betreffende zijn producten en diensten. Uw rechten in het kader van de privacyregeling omvatten uw recht om te allen tijde beperkingen te vragen of de opname van uw informatie te herroepen in alle communicatie, alsmede ervoor te kiezen om in- of uitgesloten te worden bij activiteiten voor marketing of fondsenwerving, gebruik en openbaarmaking van PHI voor marketingdoeleinden, waaronder communicatie over gesubsidieerde behandelingen, openbaarmakingen die een verkoop van PHI inhouden, alsmede andere vormen van gebruik en openbaarmaking die niet in deze privacyverklaring worden beschreven of niet zijn toegestaan op basis van de privacyregeling.
• Voor zorgactiviteiten. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken en openbaar maken voor onze zorgactiviteiten en we kunnen voor bepaalde zorgactiviteiten PHI over een patiënt aan andere zorgverleners verstrekken die betrokken zijn bij zijn/haar verzorging. Die vormen van gebruik en openbaarmaking zijn noodzakelijk voor de bedrijfsvoering van Novocure en ervoor te zorgen dat gebruikers van onze producten de meest kosteneffectieve en therapeutische producten krijgen. Voorbeelden van zorgactiviteiten van Novocure zijn onder meer: levering, ophaling en diensten, inzamelingen, interne audits, businessplanning (inclusief analyse van de gebruiksduur, het nut van een product, of ontwikkeling/verbetering van vergoedingsmethodes of -beleid), evaluatie van de zorgkwaliteit en resultaten van patiëntengevallen en vergelijkbare gevallen, en activiteiten voor kwaliteitsborging/-verbetering. We kunnen ook PHI over meerdere patiënten combineren om te beslissen welke bijkomende producten en diensten we moeten aanbieden, welke producten en diensten niet nodig zijn en om te rechtvaardigen hoe effectief onze producten in de zorg van personen zoals onze patiënten. We kunnen ook informatie verstrekken aan medische instellingen en onafhankelijke onderzoekers voor beoordelings- en studiedoeleinden. We kunnen informatie waarmee patiënten herleidbaar zijn, verwijderen uit een PHI-set, zodat anderen ze kunnen gebruiken om gezondheidszorg en de verstrekking ervan te bestuderen zonder de privacyregeling te schenden.
• Kennisgevingen/herinneringen. We kunnen PHI gebruiken en openbaar maken om contact op te nemen met een patiënt of te zorgen dat de zorgverlener van een patiënt contact opneemt met de patiënt over de levering, het onderhoud, de ingebruikname of de ophaling van een product.
• Personen betrokken bij de zorg voor patiënten of de betaling ervan. We kunnen aan een familielid, andere verwanten, een goede vriend van een patiënt of elke andere persoon die door een patiënt wordt aangeduid PHI verstrekken die rechtstreeks relevant is voor de betrokkenheid van die persoon bij de verstrekking of betaling van de zorg van een patiënt wanneer de patiënt niet aanwezig is bij of anderszins niet beschikbaar is voorafgaand aan de verstrekking en de patiënt wilsbekwaam is, als: (i) we de toestemming van de patiënt hebben gekregen; (ii) we de patiënt de gelegenheid hebben geboden om bezwaar te maken tegen de verstrekking en de patiënt dat niet heeft gedaan; of (iii) we, op basis van ons professioneel oordeel, uit de omstandigheden afleiden dat de patiënt geen bezwaar maakt tegen de verstrekking. We kunnen de mondelinge toestemming of weigering van de patiënt verkrijgen voor een verstrekking. Als de patiënt echter niet aanwezig is of de mogelijkheid om in te stemmen met of bezwaar te maken tegen de verstrekking praktisch niet haalbaar is omdat de patiënt er niet toe in staat is of vanwege een spoedeisende situatie, kunnen we, op basis van ons professionele oordeel, vaststellen of de verstrekking in het belang is van de betreffende patiënt, en zo ja, alleen PHI verstrekken die rechtstreeks relevant is voor de betrokkenheid van die persoon bij de zorg van de patiënt.
• Onderzoek. In bepaalde omstandigheden kunnen we PHI over een patiënt gebruiken en openbaar maken voor onderzoeksdoeleinden. Een onderzoeksproject kan bijvoorbeeld een vergelijking inhouden van de gezondheid en het herstel van alle patiënten die een product of dienst voor dezelfde aandoening hebben gekregen. We kunnen ook PHI over een patiënt verstrekken aan personen die een onderzoeksproject voorbereiden, bijvoorbeeld om hen te helpen bij het zoeken naar patiënten met specifieke medische omstandigheden. Als de onderzoeker toegang heeft tot de naam, het adres of andere informatie waarmee de patiënt herleidbaar is, zijn we verplicht om toestemming van de patiënt te vragen om PHI in het kader van onderzoek te verstrekken.
• Zoals vereist bij wet. We zullen PHI over een patiënt openbaar maken wanneer dat vereist is door een federale, gewestelijke of lokale wet. We kunnen bijvoorbeeld informatie verstrekken voor gerechtelijke en administratieve procedures op grond van een wettelijke bevoegdheid, om informatie te melden met betrekking tot slachtoffers van misbruik, verwaarlozing of huiselijk geweld, of om wetshandhavingsambtenaren bij te staan in hun wetshandhavingstaken.
• Overheidsfuncties. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken en verstrekken als dat vereist is voor gespecialiseerde overheidsfuncties zoals de bescherming van ambtenaren, rapportage aan verschillende afdelingen van de strijdkrachten of activiteiten betreffende de staatsveiligheid die bij wet zijn goedgekeurd.
• Om een ernstige bedreiging voor gezondheid of veiligheid af te wenden. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken en verstrekken wanneer dat nodig is om een ernstige bedreiging voor zijn/haar gezondheid en veiligheid of die van het publiek of andere personen te voorkomen. Verstrekking vindt dan echter uitsluitend plaats aan een persoon die de bedreiging kan voorkomen.
• Activiteitenoverdrachten. In de context van de activiteiten van Novocure kunnen er bedrijfsactiva van Novocure worden overgenomen of verkocht (‘activiteitenoverdrachten’). Dergelijke activiteitenoverdrachten kunnen gepaard gaan met de aan- of verkoop van PHI. Als Novocure Inc., Novocure Ltd. (Jersey) of een dochteronderneming van Novocure Ltd. (Jersey) zou worden overgenomen of nagenoeg alle activa van Novocure Inc. verworven zouden worden, is de kans groot dat de overgedragen activa ook PHI zullen omvatten.
• Compensatie van werknemers. We kunnen PHI over een patiënt vrijgeven voor de compensatie van werknemers of vergelijkbare regelingen. Die regelingen zorgen voor vergoedingen bij werkgerelateerde ongevallen of ziekte.
• Activiteiten inzake volksgezondheid. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken of verstrekken aan een instantie voor gezondheidstoezicht voor activiteiten die bij wet zijn goedgekeurd. Die toezichtsactiviteiten omvatten bijvoorbeeld audits, onderzoeken, inspecties en vergunningen. Die activiteiten zijn nodig voor het toezicht door de overheid op het zorgstelsel, overheidsprogramma’s en naleving van wetten op de burgerrechten.
• Rechtszaken en geschillen. Als een patiënt betrokken is bij een rechtszaak of geschil, kunnen we PHI over die patiënt verstrekken om te voldoen aan een gerechtelijk of administratief bevel. We kunnen PHI over een patiënt ook verstrekken als antwoord op een dagvaarding, een eis tot inzage of andere wettelijke procedure door andere betrokkenen in het geschil, maar alleen nadat een inspanning is geleverd om de patiënt op de hoogte te brengen van die vordering en schriftelijke toestemming van hem/haar te krijgen of een bevel te verkrijgen om de gevraagde informatie te beschermen.
• Patholoog-anatomen, schouwartsen en begrafenisondernemers. We kunnen PHI vrijgeven aan een patholoog-anatoom of schouwarts. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om een overleden patiënt te identificeren of de doodsoorzaak van die patiënt vast te stellen.
• Orgaan-/weefseldonatie. We kunnen PHI over een patiënt gebruiken of openbaar maken in het kader van donatie van organen, ogen of weefsel van overledenen.
• Ander gebruik van beschermde gezondheidsinformatie
  Andere vormen van gebruik en openbaarmaking van PHI die niet vervat zijn in de kennisgeving over privacypraktijken of anderszins zijn toegestaan door wetten die gelden voor Novocure zullen alleen plaatsvinden met schriftelijke toestemming van de patiënt. Er is geen toestemming vereist als Novocure gezondheidsinformatie gebruikt of openbaar maakt voor andere doeleinden dan vervat in de kennisgeving over privacypraktijken of toegestaan bij wet als Novocure vóór de openbaarmaking alle informatie verwijdert op basis waarvan de patiënt kan worden geïdentificeerd. Als een patiënt Novocure toestemming geeft voor het gebruik of de openbaarmaking van PHI over hem/haar, heeft die patiënt te allen tijde het recht om zijn/haar toestemming schriftelijk in te trekken. Als een patiënt zijn/haar toestemming intrekt, mag Novocure PHI van die patiënt niet langer gebruiken of openbaar maken voor de redenen die in de schriftelijke toestemming van de patiënt worden genoemd. We zijn echter niet in staat om een openbaarmaking ongedaan te maken die reeds met toestemming van de patiënt werd gedaan. Novocure moet dossiers bijhouden over de producten en diensten die we verstrekken aan onze patiënten.
• Wijzigingen aan de kennisgeving over privacypraktijken
  We behouden ons het recht voor om onze informatiepraktijken aan te passen en de nieuwe bepalingen te laten gelden voor alle PHI die we bijhouden. We behouden ons ook het recht voor de kennisgeving over privacypraktijken te allen tijde te wijzigen. We behouden ons het recht voor om de herziene of gewijzigde kennisgeving te laten gelden voor PHI die we al hebben van onze patiënten alsook voor alle informatie die we in de toekomst krijgen. Patiënten kunnen de huidige versie van onze privacypraktijken opvragen door contact op te nemen met 855-281-9301 of support@novocure.com.

VI. Klachten

Als een patiënt meent dat zijn/haar privacyrechten werden geschonden, kan hij/zij een klacht indienen bij ons of bij de Secretary of the Department of Health and Human Services aan de 200 Independence Avenue, S.W., Washington, DC 20201, of telefonisch op (202) 690-7000. Om een klacht in te dienen bij Novocure moet een patiënt die schriftelijk indienen bij Novocure, per telefoon via het nummer 855-281-9301 of per e-mail via support@novocure.com.

VII. Transacties en codesets

Novocure voert alle transacties aan zorgbetalers uit overeenkomstig de normen voor transacties en codesets die zijn beschreven in HIPAA. We dienen in het bijzonder claims in voor onze producten aan de hand van niet-geregistreerde HCPCS-codes.

Ingangsdatum: 25 mei 2016